Método Kanban: guia completo para você começar a usar hoje mesmo

Com a vida contemporânea tão acelerada e conectada, os estudos, o trabalho e os hobbies precisam se encaixar na correria cotidiana. Nesse contexto, entender métodos e formas de otimizar o tempo para se tornar mais produtivo também pode significar um tempo livre de melhor qualidade.

Nesse sentido, o Método Kanban é uma das melhores técnicas para gerir cronogramas, através de um fluxo funcional de tarefas. Neste guia, o Baixaki explica tudo sobre o tema e fala sobre as melhores alternativas de aplicação para vida pessoal ou profissional. Confira!

O que é Kanban e como surgiu?

Com origem japonesa, a palava Kanban pode significar algo como "cartão" ou até mesmo "sinalizar". Simplificando, isso significa que o método utiliza cartões para sinalizar ou demonstrar certas tarefas que precisam ser feitas. 

As raízes do método remetem à Segunda Revolução Industrial, quando o engenheiro japonês Taiichi Ohno foi aos Estados Unidos para entender o modelo de produção Fordista.

O Japão, todavia, passava por problemas de orçamento por custo das duas Grandes Guerras — enquanto o Fordismo se caracterizava com produções em massa e estoques lotados de produtos.

No entanto, após complicações econômicas, o Fordismo foi "substituído" por outro modelo produtivo na década de 1960: o "Just in Time", criado pela Toyota. Esse modelo teorizava que as mercadorias e produtos seriam feitos sob demanda e obedeceriam a um fluxo lógico.

O Just in Time é muito utilizado na produção de carros. (Fonte: Shutterstock)

O Kanban nasce dessa ideia, mas só começou a ser aplicado da forma atual a partir de 2007. Em poucas palavras: a técnica busca minimizar esforços, aumentar a produtividade e gerar mais resultados em menos tempo.

Elementos que compõem o Kanban

Além do contexto histórico, é válido ressaltar que o Método Kanban foi desenvolvido para ser simples. A ideia é criar múltiplas colunas com os estágios de produção da sua empresa ou das tarefas que você precisa realizar regulamente. Observe a imagem abaixo:

As colunas podem ser mais simplificadas ou complexas, variando conforme suas necessidades. (Fonte: Artia / Reprodução)

Colunas

O Kanban funciona a partir de colunas correspondentes aos fluxos de trabalho, mas não se prenda a somente essa imagem. O interessante dessa técnica é que ela pode ser personalizada para cada tipo de produção específica.

Sempre que a etapa de um cartão for concluída, ele deve ser movido para a coluna seguinte, até ser resolvido. Esse fluxo deve ser respeitado para manter o ambiente de trabalho organizado.

Cores e cartões

Outro elemento são as cores. Cada cor deve representar uma etapa ou simbologia que faça sentido naquele fluxo. Por exemplo, vale utilizar cartões coloridos, com o vermelho significando problemas.

Tempo

O tempo também é muito importante. Assim que uma tarefa começa a ser feita, é necessário estabelecer um prazo para ser finalizada, para só então passar para outra etapa. O Kanban é definido pelo gestão de tempo, logo, esse elemento é essencial.

Feedbacks

Os feedbacks, ou seja, o retorno de processo por um funcionário superior, é extremamente importante. O feedback deve estar em todas as etapas, seja para elogiar a produção ou apontar aspectos que precisam ser aprimorados. Vale salientar que você estará trabalhando com pessoas, portanto, seja educado ao enviar sugestões de correções e tenha humildade com toda a equipe.

Backlog

O backlog é basicamente uma caixinha cheia de ideias e sugestões de produtos, pautas, serviços e tarefas que podem ser criadas. Nesse espaço é importante colocar todas as ideias que você ou sua equipe entendem que pode render algo;

Elaboração

A elaboração é uma forma de aprofundar as ideias do backlog. Você ou a equipe devem detalhar os processos dessa ideia, o que deve ser feito, como deve ser feito, e para quando deve ser entregue.

A Fazer

A coluna A Fazer mostra que uma tarefa já está pronta para começar a ser feita por algum colaborador da empresa. Essa tarefa deve conter todos os dados importantes, como o passo a passo e a data de entrega.

Em andamento

Assim que um colaborador aceitar essa tarefa, ela deve ser movida para a coluna Em Andamento. Dessa forma, todos os outros integrantes da equipe estarão cientes de quando essa etapa começou a ser produzida, quem está fazendo, e quando precisa ser entregue.

Revisão

Como o nome sugere, a Revisão serve para algum colaborador de maior hierarquia testar a sua tarefa, dar feedbacks, apontar correções, elogiar, e corrigir eventuais falhas para melhorar o produto. Caso o material não esteja bom o suficiente, ele deve voltar para a coluna Em Andamento para ser corrigido.

Feito

Com a tarefa feita e corrigida, o material já estará pronto para ser publicado, lançado ou comercializado por você, ou sua empresa.

Benefícios do método Kanban 

Produtividade

Como já dito nos parágrafos anteriores, a produtividade é aumentada ao utilizar a técnica, já que ela particiona as tarefas para melhorar o fluxo das atividades. Assim, você e sua equipe conseguem entender todas as etapas da produção sem gastar tempo.

O Kanban também pode ser feito de forma física em um quadro. (Fonte: Wrike / Reprodução)

Controle de tempo

Elemento primordial, o Kanban é um otimizador de tempo. Ao dar prazos específicos para os colaboradores, é possível controlar de maneira cronológica quando as tarefas devem ser entregues.

Também é possível entender quanto tempo demora para cada etapa ser passada de coluna em coluna, conhecendo melhor o ritmo da equipe.

Evolução

Conforme as tarefas são passadas por colunas de maneira repetida, é possível encontrar problemas na sua equipe e corrigi-los rapidamente, a fim de otimizar o Método Kanban. A evolução é parte fundamental desse sistema, e é estabelecida através dos resultados positivos ou negativos.

Como começar a usar o Kanban na sua vida pessoal

Além de empresas, o Método Kanban é excelente para estudos, já que é possível criar colunas com etapas sobre matérias e disciplinas. 

Planejar uma viagem, listando os itens para colocar na mala, pontos turísticos e restaurantes. 

Também pode ser usado em uma mudança, por exemplo, assimilando as coisas que precisam ser compradas para decorar uma nova casa.

Em qualquer situação da sua vida pessoal que você estiver sentindo que as coisas poderiam ser mais organizadas, tente aplicar o Método Kanban!

Dicas para organizar e gerenciar um projeto com o Kanban: 

 Trello / Divulgação

1. Escolha a ferramenta adequada: Opte por um quadro físico ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos online, como o Kanban Tool ou Kanban Flow. A visualização clara do fluxo de trabalho e a posição das tarefas em cada etapa ajudam a equipe a entender o status do projeto e o que deve ser feito a seguir.

2. Defina um fluxo de trabalho claro: É fundamental criar um fluxo de trabalho que reflita o processo de trabalho da equipe. Isso envolve identificar as etapas que uma tarefa percorre desde o início até a conclusão. As colunas clássicas "To Do", "Doing" e "Done" são um ótimo ponto de partida, mas você pode personalizar e adicionar colunas para atender às necessidades específicas do projeto.

3. Priorize as tarefas: Certifique-se de que as atividades mais importantes ou urgentes estejam no topo da coluna "To Do". Priorizar ajuda a garantir que a equipe esteja focada nas atividades mais relevantes em cada momento.

4. Limite o trabalho: A fim de evitar a sobrecarga da equipe e manter o foco, estabeleça limites para o número de tarefas que podem estar em andamento em cada coluna. Esses limites incentivam a conclusão de tarefas antes de iniciar novas e ajudam a identificar gargalos no processo.

5. Realize reuniões regulares de revisão: Agende reuniões periódicas com a equipe para revisar o quadro Kanban. Durante essas reuniões, discutam o progresso, identifiquem possíveis problemas e ajustem o fluxo de trabalho, se necessário.

Seguindo essas dicas, você e sua equipe estarão melhor preparados para gerenciar projetos de forma eficiente, garantindo maior produtividade e qualidade nas entregas. O kanban, quando bem implementado, pode se tornar uma ferramenta valiosa para o sucesso dos seus projetos.

Confira os aplicativos para Kanban disponíveis para download no Baixaki:  

• Kanban tool
• Flow 
• Kanban Flow
• Kanbansize
• Herogami 
• VivifyScrum 

Grandes empresas que usam o Kanban

Por conta da sua versatilidade, inúmeras empresas gigantescas utilizam o Kanban no dia a dia.

A Nike, Disney, Pixar, Spotify e Zara são alguns exemplos de multinacionais que usam essa técnica.

E seguindo o passo a passo do Baixaki você conseguirá implementar o método Kanban em sua empresa também, independente de seu tamanho!